(五)文件的借阅和清退

十一条 各部门有关工作人员因工作需要借阅一般文件，需经本部门负责人签写便条，对有密级的文件须两办主任同意后方可借阅。
十二条 借阅文件应严格履行借阅登记手续，就地阅看，按时归还。任何人不得将文件带走或全文抄录，不允许拆卷和在文件上勾划等。
十三条 两办机要秘书对承办的公文应抓紧催办，应定期对事情已经办妥的本厂文件和上级要求限期清退的文件，进行收缴清退工作。(一般为月底一小清，季末一中清、终一总清)。如发现文件丢失，必须及时查明原因和责任者，并如实向领导报告。
十四条 各部门应指定一位责任心强的同志负责文件收交、保管、保密、催办检查工作。

(六)文件的立卷与归档

十五条 文件的归档范围：
　　.凡下列文件统一分别由两办负责归档：
()上级机关来文，包括上级对工厂报告、申请的批复；
()党委、厂部发出的报告、指示、决定、决议、通报、纪要、重要通知、工作总结、领导发言和生产经营工作的各类计划统计、季度、度报表等；
()厂党委会、厂长办公室、厂务会、工厂管理委员会、中层干部会以及各种专业例会记录；
()厂党代会、职代工、工会会员代表大会、团代会等厂一级的党群组织召开的代表大会所形成的报告、总结、决议、发言、简报、会议记录等；
()有保存价值的人民来信来访记录及处理结果；
()参加上级召开的各种会议带回的文件、资料及本厂在会上汇报表言材料等；
()上级机关领导同志来厂检查视察工作的报告、指示记录，以及本厂向上级进行汇报的提纲和材料；
()反映本厂生产、经营活动、先进人物事迹及厂领导工作等的音、像摄制品；
()工厂日志和大事记；
()工厂向上级请示批复的文件及上报的有关材料。
　　.业务科室，各群众团体日常工作中形成的活动资料，由各业务科室、群众团体负责立卷归档。
十六条 立卷要求
　　.文件立卷应按照内容、名称、作者、时间顺序，分门别类地进行整理归档。
　　.立卷时，要求把文件的批复、正本、底稿、主件、附件收集齐全，保持文件、材料的完整性。
　　.要坚持时立卷与终立卷归档相结合的原则。重要工作、重要会议形成的文件材料，要及时立卷归档。
　　.上度形成的文件材料，要求在下度月份以前整理完。月份正式向档案馆(室)移交，清单一式两份。(接交单位各留存一份备查)。

(七)文件的销毁

十七条 对于多余、重复、过时和无保存价值的文件，两办机要室应定期清理造册，并按上级有关规定，办理申请销毁手续。
十八条 经审核同意销毁的文件，应派专车分别由两办机要秘书和正副主任护送到上级机关指定的纸厂监视销毁。

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